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                  會務策劃的功能特色以及具體的工作內容有哪些

                  時間:2019-11-05 10:21 來源:未知 作者:西安活動策劃公司

                    很多的公司舉辦會務,主要是為了與外部進行文化交流,當然為自己公司做一些口碑上的提升也是其中的一部分,那我們知道會務策劃的功能特色有哪些?會務服務具體的工作內容是什么呢?

                  會務策劃的功能特色

                    1、首先,舉辦會務重在宣傳,提升口碑

                    企業花重金辦會務活動,會邀請到自己的合作伙伴、客戶、以及潛在客戶,甚至會邀請到行業媒體,會務活動的成功舉辦,不僅關系到老板在來賓圈層的面子,更是直接影響到更是的品牌效應;故辦好會務活動,不僅僅是公司產品的宣傳,市場營銷的開拓,更是品牌提升的核心 關鍵。

                    2、其次,舉辦會務重在質量與亮點,形成自身特色

                    會務活動經濟,已經在生意場上形成成熟的產業鏈,活動千千萬萬,如何讓來賓參加自己的活動時,眼前一亮,驚喜不斷,同時又能連接好公司的產品業態,這就需要專業的會務活動策劃公司提出創意,打造出活動現場的特色。

                    3、最后,會務活動管理是落地執行的保障

                    無論會務大小與否,再好的會務計劃都不可能達到完美,最重要的事情是建議、設計和修正;在進行現場管理時,一定要嚴格地對照計劃表上的事項進行操作,任何疏漏都會導致會務的失敗。此外,現場負責人需要有隨機應變的能力,且不要為了省小錢而在大事情上糊涂,保證合作的供應商提供高品質的服務,千萬不要為了省點小錢而犧牲了會務的品質,到最后損失最大的還是你自己。

                  會務服務的工作內容

                    1、制作時間進度表

                    在會議開始之前,全局性的總體策劃還得由主辦方來做,做出會議進程“時間進度表”,除了電話聯系外,需要以書面文件或者通知單、邀請函的形式與各單位聯系,并取得明確答復(如書面文件或者通知單,邀請函需特殊制作,您還得與印刷廠商協商處理)。

                    2、會議開始時參與報到工作

                    作好協調工作,分發資料,同時可以認識新朋友,加深與老朋友的關系。如果與會代表是要交會務費的,主辦方還得負責收取會務費。

                    3、簽署協議合同

                    取得會議承辦方開出的可提供的服務項目表,針對所需的服務與會議承辦方簽署相關協議、合同,以法律手段約束雙方的合作關系。

                    4、協助制定相關的報道

                    主辦方必須自己制定出會議日程表和會議演講稿及相關報告內容,如果會議內容并不涉及內部機密,也可將情況告知會議承辦方,請他們協助制定。

                    5、落實計劃的進度

                    在會議承辦方幫助聯系酒店、機場、餐廳、廣告公司、印刷廠商、車隊等單位的同時,根據“時間進度表”進行及時的詢問,落實計劃的進度。

                    6、會議開始前檢查會場的布置工作

                    正式會議開始之前,檢查會場的布置工作(燈光、音響、場形、綠化和特殊設備),確保萬無一失。

                    7、統計人數、房間數

                    報到結束后,及時通知會議承辦方最準確的人數、房間數,多出或少出的房間及時與酒店協調解決,避免酒店和您不必要的麻煩。

                    8、確認各單位與會代表人數

                    一般情況下以電話通知各單位在何時、何地舉行會議,并確認各單位與會代表人數。

                    9、財務預算制定

                    制定與公司和此會議的總目標相一致財務預算。

                    10、制定出合理的時間

                    與會議承辦方協商制定出合理的用餐、叫醒、開會時間。

                    11、協調工作要做好

                    做好會議期間的協調工作。

                    12、會議結束后的總結

                    會議結束后,根據實際情況做出此次會議的總結報告、備檔。

                    大家通過上面對于“會務策劃的功能特色”和“會務服務的工作內容”內容的閱讀,相信對其有了更加深刻的了解,更多關于會務策劃上面的疑問,大家都可以來咨詢我們!

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